Vous avez le droit de choisir la personne qui gérera votre patrimoine immobilier

Foire aux questions

1. Est-il obligatoire d'assister aux assemblées générales ?

Votre présence n'est pas obligatoire aux assemblées générales mais fortement conseillée ou au minimum de vous faire représenter. Pour cela, vous devez confier un mandat à un copropriétaire ou à une personne extérieure à la copropriété. Tous les ans, les copropriétaires reçoivent une convocation pour participer à l'assemblée générale. C'est l'occasion de voter aux questions qui sont à l'ordre du jour

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2. Peut-on transformer des parties communes en parties privatives ?

Administrer Autrement devra être informé afin qu'il mette à l'ordre du jour de l'assemblée générale la demande d'acquisition. Le copropriétaire de l'acquisition nous transmettra un dossier complet avec une estimation du prix du lot à acquérir. Dès que la vente a été acceptée en assemblée, un géomètre mesure le lot et modifie l'état descriptif de division (EDD) créant un nouveau lot avec ses millièmes. L'EDD doit faire l'objet d'un vote également. L'acquéreur est tenu de payer les frais de géomètre et de notaire liés à la rédaction du nouveau descriptif de la propriété.

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3. Que se passe-t-il en cas de retard dans le paiement des charges de copropriété ?

Les charges de copropriétaires ont pour finalité de financer les dépenses courantes et les investissements. Si vous payez vos charges avec du retard, vous pouvez mettre en danger la situation financière de votre copropriété. Pour éviter cela, il est préférable de mettre en place un protocole de recouvrement des impayés :

  • La lettre de relance
  • Les arrangements amiables (échelonnement de la dette)
  • Le contentieux
Si vous savez que vous ne pourrez pas payer vos charges, il vaut mieux alerter au préalable Administrer Autrement.

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4. Doit-on payer les travaux si l'on devient copropriétaire après leur vote ?

Il est important de vérifier dans les procès-verbaux d'assemblée générale les dates d'exigibilité des appels de fonds des travaux votés. Tous les fonds appelés avant votre arrivée sont dus par l'ancien copropriétaire et par vous dès que les appels de fonds sont édités après la notification du notaire à Administrer Autrement de l'acquisition.

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4. Doit-on payer les travaux si l'on devient copropriétaire après leur vote ?

Il est important de vérifier dans les procès-verbaux d'assemblée générale les dates d'exigibilité des appels de fonds des travaux votés. Tous les fonds appelés avant votre arrivée sont dus par l'ancien copropriétaire et par vous dès que les appels de fonds sont édités après la notification du notaire à Administrer Autrement de l'acquisition.

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5. Doit-on participer aux charges d'ascenseur et aux charges d'entretien des escaliers en habitant au rez-de-chaussée ?

Le règlement de copropriété répartit les charges à chaque lot en fonction d'une clé de répartition comprenant entre autre un coefficient d'étage. Les copropriétaires du rez-de-chaussée n'ont rien à payer pour ce qui est des charges d'ascenseur (sauf s'ils en ont l'utilité ex: parking ou cave en sous sol desservi).

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6. Comment mettre en place une copropriété dans un immeuble neuf ?

La copropriété n'existe pas quand vous achetez sur plan. La désignation d'un syndic se fait à partir de l'achèvement de l'immeuble. Ce syndic est dit provisoire, il est généralement désigné dans le règlement à l'initiative du promoteur. Lors de la première assemblée générale, vous pouvez décider de continuer avec le syndic du promoteur ou opter pour Administrer Autrement.

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7. Quelles sont les démarches en cas de travaux urgents ?

La loi du 10 juillet 1965 permet à Administrer Autrement d'effectuer toutes les démarches nécessaires dès lors que des travaux sont urgents c'est-à-dire nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble et à la sécurité des personnes. Administrer Autrement fera un appel de fonds exceptionnel égal au maximum du tiers du montant du devis tout en ayant consulté le conseil syndical. Administrer Autrement convoquera ensuite une assemblée générale pour appeler les fonds restants.

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8. Qui décide et qui paie le ravalement ?

Le ravalement est obligatoire au moins tous les dix ans à Paris. La mairie peut imposer aux copropriétaires ces travaux d'entretien et de conservation de l'immeuble. Le ravalement peut être aussi décidé de plein gré par les copropriétaires. Ils doivent tous y participer en fonction de la répartition de leurs tantièmes excepté les lots exemptés par le règlement de copropriété notamment pour les lots dits de commerce.

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9. Que doit-on faire pour changer de syndic ?

Si le syndic de copropriété ne donne plus satisfaction à une majorité de copropriétaires, vous pouvez adresser un courrier en lettre recommandée avec accusé de réception à votre syndic en lui demandant de porter à l'ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale une résolution de vote pour la nomination du syndic Administrer Autrement en y joignant le mandat de gestion.

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10. Quelle est la durée maximale du mandat de syndic ?

La durée d'un mandat d un syndic de copropriété ne peut excéder 3 années (décret du 10.03.1967, article 28). Il s'agit là de la durée maximale. Bien entendu, l'Assemblée Générale peut fixer un délai plus court (mais pas plus long). En outre, le mandat d'Administrer Autrement peut être renouvelé à chaque expiration de son mandat, par un vote en Assemblée Générale.

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11. Administrer Autrement peut-il commander des travaux sans un accord préalable de l'Assemblée Générale ?

En cas d'urgence, Administrer Autrement peut prendre l'initiative de faire exécuter les travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble (ex réparer une canalisation collective brusquement crevée ou changer une pièce de la chaudière en panne en plein hiver, ou étayer un mur menaçant de s'écrouler, ou entreprendre la réfection d'une toiture provoquant d'importantes fuites à l'intérieur de l'immeuble...

Attention : si cela est nécessaire pour l'ouverture du chantier, Administrer Autrement peut demander une provision aux copropriétaires avant d'avoir pu recueillir leur accord, mais après avoir obtenu celui du conseil syndical. La provision ne doit pas dépasser le tiers du montant du devis estimatif des travaux.

Cependant, même si dans ce cas particulier Administrer Autrement peut entreprendre des travaux sans avoir obtenu préalablement l'accord de l'Assemblée Générale, il doit en informer les copropriétaires par courrier ou par voie d'affichage.

Il doit ensuite convoquer immédiatement une assemblée afin qu'elle approuve a posteriori les travaux réalisés (article 37 du décret du 17 mars 1967).

Dans ce cas, exceptionnellement, Administrer Autrement peut ne soumettre les différents devis aux copropriétaires que le jour même de l'assemblée.

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12. Administrer Autrement peut-il facturer des prestations individuelles ?

Administrer Autrement peut dans certains cas prévus dans son mandat facturer des frais spécifiques à un ou plusieurs copropriétaires.

Il s'agit principalement des frais de contentieux (de relance) et les frais liés aux mutations prévus par les articles 10-1 et 20 de la loi du 10 juillet 1965

Article 10-1 : "sont imputables au seul copropriétaire concerné les frais nécessaires exposés par Administrer Autrement, notamment les frais de mise en demeure, de relance et de prise d'hypothèque à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire".

Article 20 - Lors de la mutation à titre onéreux d'un lot, et si le vendeur n'a pas présenté au notaire un certificat du syndic ayant moins d'un mois de date, attestant qu'il est libre de toute obligation à l'égard du syndicat, avis de la mutation doit être donné par le notaire au syndic de l'immeuble par lettre recommandée avec avis de réception dans un délai de quinze jours à compter de la date du transfert de propriété. Avant l'expiration d'un délai de quinze jours à compter de la réception de cet avis, le syndic peut former au domicile élu, par acte extrajudiciaire, opposition au versement des fonds dans la limite ci-après pour obtenir le paiement des sommes restant dues par l'ancien propriétaire. Cette opposition contient élection de domicile dans le ressort du tribunal de grande instance de la situation de l'immeuble et, à peine de nullité, énonce le montant et les causes de la créance. Les effets de l'opposition sont limités au montant ainsi énoncé.

Tout paiement ou transfert amiable ou judiciaire du prix opéré en violation des dispositions de l'alinéa précédent est inopposable au syndic ayant régulièrement fait opposition.

L'opposition régulière vaut au profit du syndicat mise en œuvre du privilège mentionné à l'article 19-1.

Selon une jurisprudence constante ces frais bien que votés avec le mandat Administrer Autrement sont applicables aux copropriétaires individuellement.

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13. Quelles sont les limites aux actions d'Administrer Autrement ?

Copropriétaire ou un occupant à cesser de faire du bruit, à ne pas garer son véhicule en dehors des emplacements prévus, à ne pas encombrer les parties communes .... Des courriers seront transmis au faiseur de troubles pour constitution de dossier. Administrer Autrement ne peut engager d'action judiciaire sans un mandat de l'Assemblée Générale à l'exception de celle requise dans le cadre d'une procédure en recouvrement de charges. (L'action en vue de procéder à la vente aux enchères du bien du copropriétaire débiteur reste cependant la prérogative de l'Assemblée Générale).

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14. Le conseil syndical est-il obligatoire ?

La loi Bonnemaison a posé le principe de l'obligation d'avoir un Conseil syndical dans chaque copropriété. Cette disposition a modifié l'article 21 de la loi de 1965 qui dit : "Dans tout syndicat de copropriétaires, un Conseil syndical assiste Administrer Autrement et contrôle sa gestion..."

L'Assemblée Générale peut décider, par un vote à la double majorité de l'article 26, de ne pas instituer de Conseil syndical. Une nouvelle assemblée peut décider de revenir sur ce vote à la majorité de l'article 25 et instituer un Conseil syndical.

Si bien que n'ayant pas pris une résolution demandant de ne pas instituer un Conseil syndical, l'Assemblée Générale n'élit personne. C'est le cas si la majorité est insuffisante.

Dans ce cas, la notification du procès-verbal d'A.G. est réalisée dans le délai d'un mois (article 21 de la loi) et l'article 48 du décret prévoit que les membres du Conseil syndical sont désignés par le juge qui fixe la durée du mandat.

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15. Qui peut être membre du Conseil syndical ?

Contrairement à une opinion répandue, ce ne sont pas seulement les copropriétaires qui peuvent se faire élire au Conseil syndical.

Peuvent ainsi être nommés au Conseil syndical :

Les copropriétaires, les associés d'une société civile propriétaire de lot(s), les accédants ou les acquéreurs à terme, ainsi que leurs conjoints, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux, leurs usufruitiers.

Si le copropriétaire devenu membre du Conseil syndical est une personne morale, alors il y est représenté par le représentant légal de cette personne morale ou un mandataire spécial.

Administrer Autrement, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, ses ascendants ou descendants, même s'ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme, ne peuvent pas être membres du Conseil syndical. Il en va de même des employés d'Administrer Autrement !

Les membres du Conseil syndical sont nommés pour une durée maximale de trois ans, mais leur mandat est renouvelable (décret du 17.03.1967, article 22).

En pratique, il est recommandé, si le nombre de conseillers syndicaux le permet, de renouveler le Conseil syndical par partie tous les ans (par exemple : une moitié la première année, l'autre la second moitié). Cela permet d'assurer une continuité dans les travaux du Conseil syndical tout en en renouvelant les membres.

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16. Combien peut-il y avoir de membres du Conseil syndical ?

Aucun texte n'impose un nombre minimum de membres devant composer le Conseil syndical, et la loi du 10 juillet 1965 ne prévoit rien sur les règles de fonctionnement du Conseil syndical.

Aux termes de l'article 22 du décret du 17 mars 1967, « à moins que le règlement de copropriété n'ait fixé les règles relatives à l'organisation et au fonctionnement du Conseil syndical, ces règles sont fixées ou modifiées dans les conditions de majorité prévues à l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965 par l'assemblée générale qui désigne les membres du Conseil syndical.

A défaut de disposition particulière dans le règlement, il conviendrait lors de l'assemblée qui va élire les membres du Conseil syndical, de fixer les règles de fonctionnement et d'organisation du Conseil syndical et notamment les conditions des délibérations.

Si effectivement dans la pratique il est plus simple, surtout pour des questions de prise de décision, d'avoir au moins trois membres au Conseil syndical, voire même toujours un nombre impair, juridiquement aucun texte de loi ou jurisprudence ne l'impose.

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17. Quelles sont les missions du Conseil syndical ?

Le Conseil syndical assiste Administrer Autrement.

Son avis est obligatoire :

  • Pour la conclusion de contrats ou de marchés dépassant un certain seuil fixé par l'Assemblée Générale (article 21 alinéa 1 de la loi du 10 juillet 1965). Administrer Autrement devra notifier l'avis rendu par le conseil syndical avec la convocation à l'Assemblée Générale;
  • Lorsque Administrer Autrement doit faire des travaux urgents et procéder à un appel de fonds.

Le Conseil syndical contrôle Administrer Autrement.

La loi permet au Conseil syndical, après en avoir fait la demande à Administrer Autrement, d'avoir la copie de toutes pièces, documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion d'Administrer Autrement et à l'administration de la copropriété. Il reçoit, sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat des copropriétaires (article 21 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965). L'article 26 du décret précise que la remise de documents s'effectue au bureau d'Administrer Autrement ou en un lieu arrêté en accord avec lui.

Le Conseil syndical peut recevoir une délégation de l'Assemblée Générale.

L'article 21 du décret du 17 mars 1967 prévoit que l'Assemblée Générale peut donner une délégation sur une décision expressément déterminée. Elle peut autoriser son bénéficiaire à décider de certaines dépenses jusqu'à un montant dont la délégation fixe le maximum. Elle ne peut en aucun cas priver l'assemblée de son pouvoir de contrôle sur l'administration de l'immeuble et la gestion d'Administrer Autrement. Il est rendu compte à l'assemblée de l'exécution de la délégation.

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18. Quelle est la responsabilité des membres du Conseil syndical ?

Le Conseil syndical n'ayant pas la personnalité morale, il ne peut faire l'objet d'un recours en responsabilité en cas de faute. En revanche, ses membres engagent leur responsabilité, individuellement ou solidairement.

Compte tenu du caractère bénévole dans l'exercice des missions, la responsabilité des conseillers Administrer Autrement taux est rarement mise en cause dans le cadre d'une procédure devant les tribunaux, même lorsque de mauvais choix ont à l'évidence fait perdre de l'argent à la copropriété.

Il ne faut pas oublier que le Conseil syndical n'a pas un devoir de conseil ou d'information au sens légal du terme et tel qu'il peut peser sur un professionnel : il n'a qu'un rôle consultatif. En fait, la responsabilité des conseillers syndicaux peut être engagée lorsqu'ils ont agi en recherchant leur intérêt personnel plutôt que celui de la copropriété.

Le Conseil syndical n'a pas vraiment besoin de souscrire une assurance en responsabilité civile pour exercer ses missions. Compte tenu de ce qui a été dit précédemment, on comprend en effet que les hypothèses qui engagent la responsabilité du Conseil syndical sont manifestement peu nombreuses.

Il convient vraiment d'étudier de très près, au-delà du coût de souscription, le champ des garanties offertes par ce type d'assurance. Cependant, bien que cette souscription ne soit pas obligatoire, il est intéressant de noter que la recommandation n° 13 de la Commission relative à la copropriété préconise ce type d'assurance.

En fait, si l'on cherche une réelle responsabilité du conseiller syndical, c'est avant tout celle d'un engagement réel et soutenu. C'est de participer non seulement aux réunions du Conseil syndical mais aussi de s'investir dans une commission, une responsabilité spécifique. Il ne s'agit pas de tout faire, d'être partout, mais de bien faire là où l'on est.

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19. Les membres du Conseil syndical sont-ils rémunérés ?

Les membres du Conseil syndical sont des bénévoles. Toutefois ils peuvent demander à l'Assemblée Générale le remboursement des frais qu'ils auraient supportés dans le cadre de leur mission.

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20. Je viens d'acheter en copropriété que dois-je faire ?

Dans un premier temps, il est impératif que je me manifeste auprès d'Administrer Autrement afin d'actualiser mes coordonnées. En effet, le notaire transmet à Administrer Autrement via la notification de vente, le nom et l'adresse que je lui ai fournis au moment du compromis.

Ne pas hésiter à se renseigner auprès d'Administrer Autrement.

M'informer auprès d'Administrer Autrement de la procédure à suivre pour faire mettre mon nom sur les platines de sonnerie et la boîte aux lettres. Attention mieux vaut éviter sauf temporairement les étiquettes colées par-dessus l'ancien nom. Les remplacements de nom sur les interphones et boîtes aux lettres sont aux frais exclusifs du copropriétaire.

Il est bon de se présenter à ses voisins ou au gardien de l'immeuble s'il en existe un.

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21. La copropriété étant assurée dois-je m'assurer aussi ?

Que l'on soit copropriétaire occupant ou non occupant, les contrats d'assurance multirisques habitation proposés par les assureurs sont déclinés pour chaque situation.

Le copropriétaire a intérêt à s'assurer personnellement s'il estime insuffisant le contrat de la copropriété (il ne couvre pas certains risques, il ne garantit pas les parties privatives, l'immeuble n'est pas assuré en valeur à neuf…).

En effet, le plus souvent, l'assurance souscrite par Administrer Autrement pour l'ensemble de la copropriété couvre la totalité des bâtiments (parties communes et privatives), ainsi que la responsabilité personnelle des copropriétaires pour les dommages causés à autrui. Dans ce cas, elle garantit généralement les aménagements apportés par chacun d'eux dans leur appartement : cloisons, placards, papiers peints… Mais elle se limite parfois aux seules parties communes et à la responsabilité encourue pour celles-ci (par exemple, une infiltration en toiture)

Chaque copropriétaire doit alors assurer les parties privatives et sa responsabilité pour ce qui le concerne.

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22. En cas de problème avec mes voisins que dois-je faire ?

Tout occupant, propriétaire ou locataire doit se conformer au règlement de copropriété. Le règlement détermine la nature privative ou commune de telle ou telle partie de la copropriété et fixe les modalités d'usage de chaque lot (usage d'habitation, usage mixte, usage professionnel, usage commercial, garage, cave,...), ainsi que les conditions de jouissance des parties privatives.

En matière de voisinage, Administrer Autrement vous recommandera dans un premier temps d'aller vous expliquer avec le voisin indélicat avant d'engager immédiatement les hostilités.

Si les mêmes troubles se renouvellent, il faudra envisager des mesures plus contraignantes.

Si la victime de bruit est locataire, elle doit alerter le propriétaire tenu de faire respecter le règlement de copropriété. Le copropriétaire est tenu pour responsable des troubles causés par les colocataires dont les agissements excèdent les inconvénients de voisinage. Rappelons en effet que le bailleur dispose d'un moyen de pression efficace sur un locataire peu soigneux en ce qu'il peut légitimement brandir la menace de la résiliation du bail pour faute, ce qui n'est pas exclusif d'une éventuelle action en responsabilité.

Le maire doit assurer la tranquillité publique, notamment lorsque celle-ci est mise en péril par le bruit. Cette mission relève de ses pouvoirs de police et des agents municipaux assermentés peuvent venir constater les troubles de jour comme de nuit. Le service de l'environnement de la Direction départementale de l'action sanitaire et sociale peut intervenir. Un autre recours peut être exercé auprès du commissariat ou de la gendarmerie qui peuvent en permanence constater les troubles de voisinage et ce, aussi bien le jour que la nuit (R.623-2 du code pénal).

En désespoir de cause, si les troubles persistent en dépit des différentes mises en garde adressées au fautif, une action pénale peut être envisagée. Il suffit alors, d'adresser une lettre au procureur de la République, cette lettre indiquant les noms, prénoms et adresse du plaignant ainsi que les faits reprochés. Il convient de décrire les faits le plus précis possible (le lieu, circonstances, date et heure de l'infraction) et surtout, dans la mesure du possible d'y joindre les noms et adresse des témoins. A ce stade, aucune preuve ne doit être négligée, un constat d'huissier ne pouvant que renforcer les chances de voir aboutir la procédure engagée à la condamnation du fautif.

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23. Les travaux que je veux entreprendre à titre individuel sont-ils soumis à une autorisation de l'Assemblée Générale ?

Un copropriétaire qui effectue des travaux dans les parties communes ou modifie l'aspect extérieur de l'immeuble doit d'abord obtenir l'accord de l'Assemblée Générale (art. 25-b de la loi de 1965). C'est par exemple, le cas pour percer un mur porteur afin de relier deux appartements, faire passer des canalisations, créer ou agrandir une fenêtre...

Les travaux affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble doivent impérativement être autorisés par l'Assemblée Générale des copropriétaires à la majorité de l'article 25 (avec possibilité d'un second vote à la majorité simple de l'article 24).

Si un copropriétaire effectue des travaux sans autorisation, le syndicat des copropriétaires peut saisir le tribunal de grande instance. L'intéressé risque d'être condamné à interrompre les travaux (s'ils sont en cours) et à remettre les lieux en l'état (cass. civ. 3e du 15.1.03, n° 01-10.337). Les tribunaux peuvent lui imposer la remise en l'état, même si l'atteinte aux parties communes est peu importante (cass. civ. 3e du 17.4.91, n0 89-15.172).

La copropriété n'a pas à prouver un préjudice quelconque. Le tribunal peut également être saisi par un copropriétaire seul, sans avoir à justifier d'un préjudice personnel, en demandant seulement que le règlement de copropriété soit respecté ou que cesse l'atteinte aux parties communes (cass. civ. 3e du 26.11.03, N° 02-14.184).

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24. Sous quels délais Administrer Autrement doit-il exécuter les travaux votés en Assemblée et peut-il exiger la totalité des fonds avant la commande ?

En général, tous les travaux votés à l'Assemblée Générale sont exécutoires immédiatement par le syndic. A savoir, aucun délai de résolution des travaux n'est fixé par la loi. Administrer Autrement doit respecter un délai de sursis à exécution de deux mois après signification du procès-verbal, délai appliqué en cas de contestation.

Les dépenses de travaux qui ont un caractère « exceptionnel » sont votées distinctement du budget prévisionnel et l'assemblée détermine les modalités d'exigibilité des sommes afférentes à ces dépenses (article 14-2 de la loi de 1965).

Seule l'Assemblée Générale a compétence pour fixer les dates d'exigibilité des sommes réclamées aux copropriétaires, par référence soit au calendrier, soit au déroulement des travaux.

En pratique, Administrer Autrement n'ayant pas le droit de faire d'avance de fonds à la copropriété il est plus prudent avant d'engager la copropriété, de pouvoir être en mesure de payer la totalité des situations de l'entreprise.

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25. L'assurance dommages ouvrage et le recours à un architecte sont-ils obligatoires ?

Tout syndicat de copropriétaires, qui engage des travaux relevant de la garantie décennale légale (travaux de construction ou de rénovation touchant à la structure du bâtiment, à la toiture ou aux murs porteurs et, de façon générale, au « clos et couvert ») doit souscrire, avant l'ouverture du chantier, une assurance de dommages à l'ouvrage, dite « dommages-ouvrage » en référence à la loi spinetta.

Cette police est destinée à pré-financer, sans recherche de responsabilité, les travaux de remise en état en cas de survenance de sinistres de construction pendant les dix ans suivant la réception des travaux, facilitant ainsi l'indemnisation des maîtres d'ouvrage. L'assureur dommages ouvrage se charge ensuite d'en réclamer la prise en charge financière aux assureurs des constructeurs concernés. Elle est par conséquent complémentaire de l'assurance responsabilité décennale des entreprises.

L'intervention d'un architecte pour assister les copropriétaires dans le cadre de gros travaux n'est en principe pas obligatoire. Elle est néanmoins conseillée pour plusieurs raisons et devient obligatoire pour souscrire la dommage-ouvrage pour tout chantier supérieur à 100KE ou 50KE en cas de travaux sur structure porteuse. Avant de prospecter les entreprises compétentes pour réaliser les travaux, l'intervention d'un architecte peut être utile, notamment en vue de faciliter le vote des copropriétaires. L'architecte établit un cahier des charges et précise les exigences conditionnant la réalisation de l'ouvrage (matériaux, étanchéité, ...). Pendant la réalisation des travaux, il est également possible de recourir à l'architecte afin que celui-ci prenne en charge leur direction. Il aura pour rôle de superviser leur bon déroulement, notamment en s'assurant que le devis est bien exécuté.

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26. Administrer Autrement peut-il prendre des honoraires pour le suivi des travaux ?

La loi du 29 mars 2009 - Administrer Autrement assume une charge de travail supplémentaire à l'occasion des travaux votés par l'Assemblée Générale : lancement des appels d'offres, examen des devis, conclusion des marchés, rendez-vous de chantier... La loi Boutin n° 2009-323 du 25 mars 2009 ne permet plus à Administrer Autrement de prévoir à l'avance dans le contrat d'Administrer Autrement cette rémunération, au titre des honoraires particuliers : tous les honoraires spécifiques pour travaux doivent être votés en Assemblée Générale, en même temps que les travaux.

Travaux concernés - Selon l'article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965, seuls les travaux non compris dans le budget prévisionnel peuvent faire l'objet d'une rémunération: par exemple, des travaux importants concernant la toiture, le ravalement, les améliorations.

Les travaux courants (menues réparations, travaux de maintenance selon l'article 44 du décret du 17 mars 1967) ne peuvent plus désormais faire l'objet d'une rémunération supplémentaire partie des prestations de gestion courante rémunérées par le forfait de gestion courante.

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27. Comment se décident les travaux concernant la copropriété ?

Le vote des travaux dans un immeuble en copropriété est soumis à un formalisme très strict. Les majorités exigées varient selon le type de travaux envisagés.


Majorité simple article 24

Travaux d'entretien : les travaux d'entretien sont décidés par l'Assemblée Générale des copropriétaires à la majorité des voix des personnes présentes ou représentées.

Il s'agit essentiellement des dépenses courantes d'entretien, du remplacement courant des équipements usagés, des ravalements exigés par l'état des façades, etc.

Accessibilité aux handicapés : il s'agit des travaux rendant plus accessibles l'immeuble aux personnes à mobilité réduite.

Ces travaux ne doivent pas affecter la structure même de l'immeuble.


Majorité absolue article 25 et article 25-1

Sont décidés à la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents ou non, les travaux suivants. A défaut de majorité absolue, une seconde assemblée ou un second vote durant la même Assemblée Générale peut décider à la majorité simple de l'article 24. Cette possibilité induite par l'article 25-1 ne s'applique qu'aux travaux prévus dans l'article 25 et pas à ceux prévus dans d'autres articles et faisant références à la majorité de l'article 25.

Travaux obligatoires : il s'agit des travaux sur les parties communes rendus obligatoires du fait de l'application de normes légales ou réglementaires.

Exemples : ravalements exigés par l'administration, branchement à l'égout, mise aux normes de l'ascenseur, etc.

Financement par un copropriétaire : la majorité absolue est exigée pour autoriser un copropriétaire à réaliser à ses frais des travaux affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble.

Economies d'énergie : il s'agit des travaux qui ne sont pas assimilables à des dépenses courantes (article 24) sans être pour autant amortissables sur plus de dix ans.

Exemples : travaux d'isolation thermique, voire changement de système de chauffage pour un combustible plus économique, etc.


Majorité double article 26

Sont décidés à la majorité de tous les copropriétaires, présents ou non, représentant au moins les deux tiers des voix de tous les copropriétaires, présents ou non, les travaux suivants.

(Si un vote dégage une majorité de copropriétaires, présents ou non, représentant au moins les deux tiers des voix des personnes présentes ou représentées, une seconde assemblée peut décider valablement à cette même majorité.)

Travaux d'amélioration, d'addition ou de transformation : il s'agit des travaux apportant une amélioration sans changer la destination de l'immeuble.

Exemples : transformation d'équipements existants ou ajout d'équipements nouveaux, aménagement ou création de nouveaux locaux communs, installations de sécurité, etc.

En principe, le remplacement d'un équipement usagé ne constitue pas une amélioration.


Unanimité article 26 et article 35

Travaux d'addition ou de surélévation qui aboutissent à la création de nouveaux lots privatifs doivent être décidés à l'unanimité de tous les copropriétaires.

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28. Quels sont les comptes que l'on approuve lors de l'Assemblée Générale ?

Chaque année, Administrer Autrement a pour obligation de soumettre à l'approbation de l'Assemblée Générale, les comptes de la copropriété, afin d'obtenir la ratification de notre gestion financière, de même que, de conférer un caractère définitif aux comptes eux-mêmes.

Sont visés notamment dans l'approbation des comptes, les contrats et marchés passés par Administrer Autrement pour le compte du syndicat des copropriétaires, et leurs incidences financières pour l'immeuble.

Il est très important de rappeler que la jurisprudence a posé pour principe que l'approbation des comptes telle que votée par l'Assemblée Générale, ne concerne pas la position comptable de chaque copropriétaire.

Un copropriétaire dispose donc de la faculté de solliciter la correction des erreurs qu'il a pu constater dans la répartition des charges affectant son compte individuel, ce qui suppose naturellement pour lui, la démonstration de l'existence des erreurs invoquées (Cass. 3e civ., 20 juill. 1999, no 98-11215, Popoff c/ Synd. des copr. du 106-108, rue Jean Legalleu à Ivry-sur-Seine).

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29. Comment les dépenses et les budgets sont-ils répartis ?

L'état de répartition des charges fixe la quote-part incombant à chaque lot dans chacune des catégories de charges. A défaut il indique les bases selon lesquelles la répartition est faite pour une ou plusieurs catégories. Une catégorie de charges est caractérisée par la nature de l'équipement ou service générant les dépenses insérées et une clé (tableau) de répartition. Une catégorie (ascenseur par exemple) comporte des rubriques : frais de téléphone, frais d'entretien par exemple.

Administrer Autrement ne peut utiliser que les clés de répartition figurant dans l'état de répartition des charges repris dans le règlement de copropriété.


Il existe des charges individuelles :

Soit l'individualisation de dépenses communes par un système de comptage.

Soit la faculté ouverte à Administrer Autrement par l'article 10-1 de la loi d'imputer au seul propriétaire concerné une dépense effectuée dans son intérêt ou rendue nécessaire par une faute de sa part.


Il existe des charges générales :

Celles afférentes à la conservation, à l'entretien et à l'administration de l'immeuble (les parties communes générales). Elles sont réparties proportionnellement aux tantièmes de propriété des parties communes générales attachés à chacun des lots (tantièmes généraux).

Les tantièmes généraux (et spéciaux s'il existe des parties communes à certains seulement des copropriétaires) figurent dans l'état descriptif de division.


Il existe des charges spéciales :

Celles relatives au fonctionnement et à l'entretien de chacun des éléments d'équipement commun et celles entraînées par chaque service collectif. Elles sont réparties en fonction de l'utilité que ces services et éléments présentent à l'égard de chaque lot. Un ascenseur est un équipement commun.

L'utilité est l'avantage potentiel procuré à un propriétaire idéal du lot concerné par un équipement utilisable. La quote-part contributive est fixée forfaitairement en fonction d'un coefficient estimé d'utilité.


Pourquoi mon solde n'apparaît dans mon compte qu'après l'approbation des comptes ?

L'article 45 du décret stipule que « les charges sont les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part ». L'approbation des comptes par l'Assemblée Générale convertit ainsi les dépenses en charges et rend exigibles les soldes dus par les copropriétaires ou qui leur sont dus.

L'approbation des comptes ratifie la gestion financière d'Administrer Autrement et interdit toute révision ultérieure des dépenses de copropriété approuvées, sauf « en cas d'erreur, d'omission ou de présentation inexacte » (article 1269 du Code de procédure civile). L'article 45-1 du décret précise néanmoins que « l'approbation des comptes par l'Assemblée Générale ne constitue pas une approbation du compte individuel de chaque copropriétaire ».


Comment se calcule mon appel de fonds ?

Le budget prévisionnel est un outil indispensable à la bonne gestion de la copropriété qui permet à l'Assemblée Générale de fixer un montant comparable aux dépenses de l'année précédente tout en ayant une visibilité sur les menus travaux à venir faisant partie de la gestion courante. Administrer Autrement devra tout mettre en œuvre pour respecter le budget voté par l'Assemblée Générale et pour contrôler les dépenses de la copropriété.

Le budget prévisionnel est préparé tous les ans en même temps que l'assemblée générale par Administrer Autrement en collaboration avec les membres du Conseil syndical et il est voté par l'Assemblée Générale dans les six mois qui suivent le dernier jour de l'exercice comptable précédent. Il réunit l'ensemble des dépenses de fonctionnement, de maintenance et d'administration courante des parties communes et des équipements communs de la copropriété pour l'exercice comptable à venir.

Il doit être précis et détaillé toutes les sommes prévues poste par poste. Cela est d'autant plus impératif qu'Administrer Autrement fondera le calcul des appels de fonds trimestriels sur ce budget prévisionnel. Et c'est le versement de ces provisions qui permettra à Administrer Autrement d'être en mesure de régler, au fur et à mesure, les dépenses de la copropriété. Il est donc obligatoire pour le Administrer Autrement de disposer des fonds nécessaires.

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30. En cas de sinistre que dois-je faire ?

Quand un dégât des eaux survient, faire impérativement une déclaration de sinistre à son assureur par lettre recommandée avec accusé de réception dans le délai qui est fixé dans le contrat (en général 5 jours ouvrés à partir du moment où on en a connaissance).

Il arrive que le dégât des eaux soit invisible. S'agit-il d'un sinistre partie commune ayant une répercussion sur les parties privatives ou uniquement d'un sinistre partie privative ? La fuite se situe-t-elle en amont ou en aval du robinet d'arrêt ? Autant d'interrogations qui méritent une réponse claire. Le plombier missionné déterminera l'origine par une recherche de fuite, généralement remboursé par les assurances si la recherche de fuite consiste à casser des coffrages par exemple ou par caméra …

Se trouvent généralement actionnées l'assurance des occupants auteurs ou victimes (locataire ou propriétaire), l'assurance de l'immeuble (assurance de la copropriété) et parfois même l'assurance propriétaire non occupant dans le cas d'un bien donné en location.

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